Ler a fatura é a parte fácil.
Hoje, a maioria das ferramentas consegue ler uma fatura. O valor está naquilo com que a fatura é conferida, e esse trabalho começa pela encomenda.
Ler faturas era a parte difícil. Um fornecedor envia um PDF, uma digitalização, uma fotografia de uma folha dobrada ou uma fatura eletrónica estruturada, na língua em que trabalha, e alguém a introduz no sistema de contabilidade. Um software que fizesse essa introdução de dados era toda a promessa.
Essa parte está, em grande medida, resolvida. Um modelo já consegue ler uma digitalização torta em espanhol e um PDF limpo em inglês, e a maioria das equipas financeiras pode comprar essa capacidade pronta a usar. Se ler é tudo o que um sistema faz, é uma commodity, e tem preço de commodity.
Uma fatura só está certa em relação a alguma coisa
Uma fatura bem lida pode, ainda assim, estar errada. O preço pode não ser o que foi acordado. A linha pode referir-se a algo que ninguém encomendou. A leitura mostra o que o fornecedor diz. Não pode mostrar se o fornecedor tem razão.
Para o saber, a fatura tem de ser conferida com duas coisas: a encomenda a que responde e o preço que a empresa acordou. Ambas têm de existir antes da fatura, numa forma que uma máquina consiga usar. Em muitas empresas, não existem. As encomendas vivem numa mensagem enviada a um fornecedor ou num caderno junto ao fogão. Os preços acordados vivem num e-mail da primavera passada, ou na memória de um só comprador.
Por isso, o trabalho começa antes da fatura. Começa pela encomenda.
Quatro passos, um só fluxo
Tal como o construímos, compras e finanças funcionam como um só fluxo.
As encomendas seguem a previsão. A encomenda de cada unidade é preparada a partir do que essa unidade prevê consumir e do que já tem em stock. A pessoa que gere a unidade confirma-a e, a partir daí, a encomenda é um registo, não uma lembrança.
O mesmo melhor preço, em todas as unidades. Quando o grupo acorda um preço com um fornecedor, todas as unidades encomendam a esse preço. Uma unidade que paga mais deixa de ser uma surpresa descoberta meses depois. Passa a ser uma linha assinalada na fatura seguinte.
A fatura, conferida com ambos. Em qualquer língua e em qualquer formato, cada linha é lida e comparada com a encomenda e com o preço acordado. Uma diferença é assinalada com o respetivo motivo, e uma pessoa decide o que fazer com ela.
O fecho como subproduto. Encomendas, entregas e faturas são conciliadas à medida que chegam. Quando o mês termina, o fecho parte de linhas que já batem certo, em vez de partir de uma pilha de documentos que ninguém viu em conjunto.
Só o terceiro passo diz respeito à leitura. É o que se vê, e o mais fácil de copiar.
Regras que seguimos ao construir
Um preço introduzido por uma pessoa mantém-se. Quando um comprador corrige um preço à mão, nenhuma atualização automática o substitui. O sistema pode mostrar ao lado o preço que teria usado e assinalar a diferença. Não desfaz uma decisão humana.
Cada lista de sugestões termina com «nenhuma destas». Quando o sistema propõe o artigo do catálogo a que uma linha da fatura se refere, a pessoa que a revê pode sempre dizer que nenhuma sugestão está certa. Uma lista sem essa opção ensina as pessoas a escolher a resposta menos errada, e o erro entra na contabilidade como se tivesse sido validado.
Os números leem-se com as suas convenções. Numa fatura portuguesa, 1.250 quer dizer mil duzentos e cinquenta. Numa fatura inglesa, quer dizer um e um quarto. Um sistema que lê os algarismos sem a convenção erra por um fator de mil, com toda a confiança.
Nada de incerto chega às contas. A Syntexia prepara o lançamento, e tudo aquilo de que não tem a certeza fica à espera de alguém com autoridade para o lançar.
Por onde começar
Se quiser saber se isto funcionaria na sua empresa, a primeira pergunta não é sobre faturas. É onde vivem hoje as suas encomendas e os seus preços acordados. Diga-nos e mostramos-lhe como é o primeiro passo.