Ferramentas de IA que ninguém na área financeira verificou.

Saber se a IA é treinada com os dados da sua empresa pode depender do plano em que a ferramenta está. Na nossa leitura, a resposta está nas condições desse plano. Um artigo de opinião na Accounting Today, publicado a 9 de novembro de 2026, inclui na sua lista uma pergunta que os contabilistas devem fazer aos seus clientes: se alguma conta está num plano de consumidor ou individual que permita o treino com os dados introduzidos pelos utilizadores («Are any accounts on consumer or individual plans that allow training on user inputs?»). Pensamos que muitas equipas financeiras não conseguiriam hoje responder-lhe.

O artigo foi escrito para gabinetes de contabilidade que olham para os seus clientes. Na nossa perspetiva, as mesmas perguntas aplicam-se a qualquer responsável financeiro que olhe para a sua própria empresa.

Uma ferramenta de IA pode chegar numa nota de despesas

O artigo começa por um percurso conhecido. Um colaborador inscreve-se numa ferramenta de IA, paga com um cartão da empresa e é reembolsado («A staff member signs up for an AI tool, pays with a company card and gets reimbursed»). Cada despesa ficava abaixo de qualquer limite de aprovação, pelo que ninguém leu as condições nem avaliou o fornecedor («sat below any approval threshold, so no one read the terms or assessed the vendor»). Nesse momento, como diz o autor, ninguém na área financeira vê nisso um assunto para os auditores («nobody in finance sees it as a matter for the auditors»).

Depois vem o que lá entrou. Serviços de transcrição, ferramentas de análise de documentos e assistentes de pesquisa espalharam-se por empresas de todas as dimensões, e algumas destas ferramentas guardam hoje contratos, ficheiros de salários e versões preliminares de demonstrações financeiras («some of these tools now hold contracts, payroll files and draft financial statements»). O artigo observa que estas ferramentas não vão aparecer num inventário de ativos informáticos nem num registo de single sign-on, porque os colaboradores normalmente se inscreveram com credenciais pessoais.

O risco são os dados, não a ferramenta

Não pensamos que um serviço de transcrição seja perigoso em si mesmo. A exposição é um ficheiro de salários guardado numa conta que a área financeira não sabe que existe, ao abrigo de condições que ninguém leu. A ferramenta guarda os dados. É nos dados que está o risco.

O artigo dá exemplos simples. Um colaborador de um cliente pode carregar as notas de revisão do contabilista num assistente gratuito para obter um resumo rápido. Muitos assistentes de notas com IA entram automaticamente nas chamadas assim que alguém os liga a uma agenda, e muitos guardam a gravação completa, além do resumo escrito. Pensamos que o problema raramente é uma má ferramenta. É uma ferramenta razoável, no plano errado, a que se entregou o documento errado.

Três perguntas antes de carregar seja o que for

Antes de carregar em qualquer lado um contrato, uma exportação de salários ou uma versão preliminar das contas, um responsável financeiro pode fazer três perguntas. Faça-as a todos os fornecedores, também aos que lhe vendem diretamente.

É treinada com os nossos dados? A resposta deve estar por escrito, nas condições do plano que de facto paga. O artigo inclui esta entre as suas perguntas e indica, entre as opções para cada ferramenta encontrada, passá-la para um plano empresarial com condições adequadas.

Durante quanto tempo ficam guardados, e onde? Pergunte durante quanto tempo os ficheiros carregados e as gravações são conservados, em que país são armazenados e quem pode mandar apagá-los. O artigo formula a última parte diretamente, ao perguntar quem pode cancelar cada conta e pedir ao fornecedor que apague os dados armazenados («Who can cancel each account and ask the vendor to delete stored data?»). Trataríamos uma conta pela qual ninguém consegue responder como dados que ninguém gere.

Cada resposta pode ser rastreada até ao seu documento de origem? Esta pergunta é nossa, não do artigo. Um resumo de um contrato que não consegue remeter para a cláusula de onde veio tem de ser verificado de raiz, pelo que poupa pouco. Um sistema a que valha a pena confiar versões preliminares das contas deve conseguir mostrar, para cada número ou afirmação, o documento de onde veio.

Duas regras respondem a duas das três perguntas

Há um segundo caminho. Em vez de enviar documentos para fora, para uma subscrição, a IA pode ser construída para trabalhar dentro dos próprios sistemas da empresa, onde os dados já estão. É assim que construímos na Syntexia, com duas regras: os dados dos clientes nunca servem para treinar um modelo, e cada resultado remete para o seu documento de origem. Estas regras respondem à primeira e à terceira pergunta antes de a construção começar.

A segunda pergunta não se responde sozinha. Durante quanto tempo os dados são guardados, onde ficam e quem os pode apagar continuam a ter de ser acordados e registados por escrito, seja quem for a construir o sistema. Peça ao seu fornecedor que lhe mostre onde isso está definido.

Encontrar as ferramentas passa pelas despesas e por uma conversa

Para as ferramentas que já estão na empresa, o artigo começa pelo dinheiro: extrair 12 meses de movimentos de cartão e de reembolsos, linha a linha, e não resumos («Pull 12 months of card and reimbursement line items rather than summaries»). Avisa também onde essa pesquisa termina. Os pagamentos feitos através da Apple ou do Google Play escondem por completo o nome do fornecedor («Payments routed through Apple or Google Play hide the vendor’s name completely»), e, nesses casos, será preciso perguntar ao colaborador que apresentou o pedido de reembolso («You will need to ask the employee who submitted the claim»).

A lacuna maior é aquela em que não há cobrança nenhuma. Nas palavras do autor, as contas gratuitas não deixam rasto de pagamento e podem comportar o maior risco de todos («Free accounts leave no payment trail, and they can carry the highest risk of all»). Uma revisão das despesas é um começo, não uma lista completa.

Para cada ferramenta encontrada, o artigo propõe três desfechos: o cliente pode cancelá-la, passá-la para um plano empresarial com condições adequadas ou mantê-la com uma justificação documentada («The client can cancel it, move it to a business plan with proper terms, or keep it with a documented reason»). Quando se aborda o tema com os clientes, o conselho do artigo é começar pelos assistentes de notas («Begin with notetakers»). Pergunta também se a empresa tem uma política escrita de utilização da IA e quando foi revista pela última vez («Does the business have a written AI use policy, and when was it last reviewed?»).

Por onde começar

Comece pelas linhas de despesa e depois pergunte aos colaboradores pelo que elas não conseguem mostrar, as contas gratuitas incluídas. Leia as condições de cada plano e faça as três perguntas antes de entrar o próximo contrato. Se estiver a ponderar, em alternativa, construir a IA dentro dos seus próprios sistemas, e quiser perceber como isso se faz para que os dados fiquem onde estão, teremos todo o gosto em conversar sobre isso.