A ordem pela qual uma sociedade trabalha.
A maioria das ferramentas de IA para auditoria começa pela parte interessante. O trabalho começa três passos antes, e é aí que as coisas correm mal.
Peça a um fornecedor de software que lhe mostre IA para auditoria e vão mostrar-lhe o trabalho de campo. Documentos lidos, saldos conferidos, exceções assinaladas. Resulta bem numa demonstração, porque é a parte que parece trabalho.
Um sócio de uma sociedade portuguesa não começa por aí. Começa por uma pergunta que nada tem a ver com documentos: devemos sequer aceitar este cliente, e conseguimos provar que o perguntámos.
A aceitação não é papelada antes do trabalho
Numa revisão legal das contas, a aceitação não é uma formalidade que antecede o trabalho. É o alicerce do trabalho, e tem as suas próprias exigências de prova.
Antes de se abrir um único saldo, a sociedade tem de apurar quem são os beneficiários efetivos, se alguém na estrutura é uma pessoa politicamente exposta, se o risco de branqueamento de capitais exige medidas simplificadas ou reforçadas, e se aceitar os honorários levaria a sociedade a ultrapassar o seu próprio limiar de independência. Cada uma destas perguntas tem uma resposta, uma data e um documento por trás.
Se isto estiver errado, nada do que vem depois importa. O trabalho de campo pode ser impecável e o dossier falha na mesma, porque a sociedade não consegue demonstrar que tinha legitimidade para assinar.
O que isto significa para o software
Significa que a parte interessante não pode começar antes de a parte aborrecida estar concluída. Não «não deve». Não pode.
Os sistemas que construímos impõem-no como uma máquina de estados, e não como uma recomendação. O trabalho de campo fica bloqueado, entidade a entidade, até estarem concluídas a aceitação e a avaliação de prevenção do branqueamento de capitais. Uma conclusão leva a data em que foi tirada, porque a prova de auditoria é, de facto, uma cronologia de conclusões datadas. Não se pode concluir na terça-feira com base num documento que chegou na quinta-feira.
Isto é pouco vistoso, e é a parte que decide se o software é utilizável. Uma ferramenta que deixa uma equipa saltar etapas não lhe está a poupar tempo. Está a construir um dossier que não vai resistir.
As regras não são universais, e é disso que se trata
Eis o que torna isto verdadeiramente difícil, e aquilo em que a maioria das ferramentas erra logo na conceção.
Duas sociedades na mesma cidade, ambas sociedades de revisores oficiais de contas, ambas sujeitas à mesma lei, vão avaliar o risco de branqueamento de capitais de forma diferente. Uma usa um conjunto fixo de perguntas de sim ou não, em que uma única resposta na segunda metade obriga a medidas reforçadas. Outra usa uma pontuação ponderada. Ambas são defensáveis. Ambas estão documentadas. Uma não é a outra.
Os limiares de independência também mudam, consoante a entidade seja ou não uma entidade de interesse público. A matriz de aprovação depende de quantos sócios a sociedade tem.
Um produto que chega com uma única opinião sobre o funcionamento da aceitação em auditoria estará errado no segundo cliente. Por isso, não entregamos as regras. Entregamos o mecanismo, e as regras vêm da sociedade: o seu questionário, os seus limiares, os seus modelos, a sua matriz de aprovação. A arquitetura é reutilizada de cliente para cliente. Mais nada é.
Onde a Syntexia ajuda de facto
Respeitada a ordem, o trabalho útil é óbvio e delimitado.
Ler o dossier permanente e a estrutura de propriedade. Pré-preencher o questionário a partir do que esses documentos dizem. Assinalar a entrada que faz ultrapassar um limiar. Montar o anexo no formato da própria sociedade, pronto a ser revisto.
A Syntexia prepara o dossier. O sócio valida-o. Nada é concluído sem que uma pessoa o assine, e nada é escrito por nós no software de auditoria da sociedade.
Esta divisão não é uma limitação que aceitámos a contragosto. É a única forma de o fazer que resiste a uma revisão.